MENGELOLA SUATU PERUBAHAN DALAM ORGANISASI

MENGELOLA SUATU PERUBAHAN DALAM ORGANISASI

LATAR BELAKANG

Dalam menghadapi lingkungan pekerjaan yang semakin dinamis dan terus berubah, maka organisasi dituntut untuk dapat menyesuaikan diri. Jika tidak maka bersiaplah organisasi tersebut untuk mati. Hal ini sebagai konsekuensi hidup pada saat ini dmana persaingan antar organisasi selalu berubah. Ekonomi global membawa pesaing yang datang dari berbagai tempat. Organisasi yang berhasil adalah organisasi yang dapat berubah untuk menghadapi persaingan, mereka akan tangkas, mampu secara cepat mengembangkan inovasi-inovasi baru dan siap menghadapi persaingan baru. Akan tetapi perubahan dilakukan secara matang melalui berbagai pemikiran terlebih dahulu.

Perubahan memiliki arti Membuat sesuatu menjadi lain. Melakukan perubahan haruslah dengan rencana yang matang, Perubahan terencana disini maksudnya adalah kegiatan perubahan yang disengaja dan berorientasi pada tujuan. Adapun beberapa tujuan perubahan adalah :

1. Perubahan mengupayakan perbaikan kemampuan organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan.
2. Perubahan mengupayakan perilaku karyawan.

Pertanyaan berikutnya adalah siapakah yang melakukan perubahan ? Yang melakukan perubahan adalah “Agen Perubahan”. Agen Perubahan adalah orang yang bertindak sebagai katalis dan memikul tanggung jawab mengelola kegiatan perubahan, ini dapat berupa : Manajer, Karyawan atau Konsultan dari luar.

Dikaitkan dengan konsep “Globalisasi”, maka Michael Hammer dan James Champy menuliskan bahwa Ekonomi Global berdampak terhadap 3C, yaitu Customer, Competition, dan Change. Pelanggan menjadi penentu, pesaing makin banyak, dan perubahan menjadi konstan. Tidak banyak orang yang suka akan perubahan, namun walau begitu perubahan tidak bisa dihindarkan. Harus dihadapi. Karena hakikatnya memang seperti itu maka diperlukan satu Manajemen Perubahan agar proses dan dampak dari perubahan tersebut mengarah pada titik positif.

PERMASALAHAN DALAM PERUBAHAN

Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan. Masalah yang paling sering dan menonjol adalah “Penolakan atas Perubahan itu sendiri”. Istilah yang sangat populer dalam manajemen adalah Resistensi Perubahan (Resistance To Change). Penolakan atas perubahan tidak selalu negatif, justru karena adanya penolakan tersebut maka perubahan tidak bisa dilakukan secara sembarangan.

Penolakan atas perubahan tidak selalu muncul dipermukaan dalam bentuk yang standar. Penolakan bisa jelas kelihatan (Eksplisit) dan segera, misalnya mengajukan protes, mengancam mogok, demonstrasi, dan sejenisnya; atau bisa juga tersirat (Implisit), dan lambat laun, misalnya loyalitas pada organisasi berkurang, motivasi kerja menurun, kesalahan kerja meningkat, tingkat absensi meningkat, dan lain sebagainya.

Mengapa Perubahan Ditolak ?

Untuk keperluan analitis, dapat dikategorikan bahwa sumber penolakan atas perubahan, ada 2 (dua), yaitu penolakan yang dilakukan oleh Individual dan yang dilakukan oleh kelompok atau Organisasional.

1. RESISTENSI INDIVIDUAL

Karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan, maka individu punya potensi sebagai sumber penolakan atas perubahan.

a.  Kebiasaan  :

Kebiasaan merupakan pola tingkah laku yang kita tampilkan secara berulang-ulang sepanjang hidup kita, sehingga terbentuk satu pola kehidupan sehari-hari. Jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan tadi maka muncul mekanisme diri, yaitu penolakan.

b.  Rasa Aman  :

Jika kondisi sekarang sudah memberikan rasa aman, dan kita memiliki kebutuhan akan rasa aman relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Mengubah cara kerja padat karya ke padat modal memunculkan rasa tidak aman bagi para pegawai.

c.  Faktor Ekonomi  :

Faktor lain sebagai sumber penolakan adalah soal menurunnya pendapatan.

d.  Takut Akan Sesuatu Yang Tidak Diketahui  :

Sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Oleh karena itu muncul ketidak pastian dan keraguraguan. Kalau kondisi sekarang sudah pasti dan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti, maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan.

e.  Persepsi  :

Cara pandang individu terhadap dunia sekitarnya. Cara pandang ini mempengaruhi sikap. Pada awalnya program keluarga berencana banyak ditolak oleh masyarakat, karena banyak yang memandang program ini bertentangan dengan ajaran agama, sehingga menimbulkan sikap negatif.

1. RESISTENSI ORGANISASIONAL

Organisasi, pada hakekatnya memang konservatif. Secara aktif mereka menolak perubahan. Misalnya saja, organisasi pendidikan yang mengenalkan doktrin keterbukaan dalam menghadapi tantangan ternyata merupakan lembaga yang paling sulit berubah. Sistem pendidikan yang sekarang berjalan di sekolah-sekolah hampir dipastikan relatif sama dengan apa yang terjadi dua puluh lima tahun yang lalu, atau bahkan lebih. Begitu pula sebagian besar organisasi bisnis.  Terdapat enam sumber penolakan atas perubahan  :

a.  Inersia Struktural  :

Artinya penolakan yang terstrukur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, disiplin, dan lain sebagainya menghasilkan stabilitas. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas terganggu.

b.  Fokus Perubahan Berdampak Luas  :

Perubahan organisasi tidak mungkin terjadi hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian dubah maka bagian lain pun terpengaruh olehnya. Jika manajemen mengubah proses kerja dengan teknologi baru tanpa mengubah struktur organisasinya, maka perubahan sulit berjalan lancar.

c.  Inersia Kelompok Kerja  :

Ketika individu mau mengubah perilakunya, norma kelompok punya potensi untuk menghalanginya. Sebagai anggota serikat pekerja, sebagai pribadi kita setuju atas suatu perubahan, namun jika perubahan itu tidak sesuai dengan norma serikat kerja, maka dukungan individual menjadi lemah.

d.  Ancaman Terhadap Keakhlian  :

Perubahan dalam pola organisasional bisa mengancam keakhlian kelompok kerja tertentu. Misalnya, penggunaan komputer untuk merancang suatu desain, mengancam kedudukan para juru gambar.

e.  Ancaman Terhadap Hubungan Kekuasaan Yang Telah Mapan  :

Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali bisa dipandang sebagai ancaman kewenangan para penyelia dan manajer tingkat menengah.

f.  Ancaman Terhadap Alokasi Sumberdaya  :

Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sebagai ancaman bagi mereka. Apakah perubahan akan mengurangi anggaran atau pegawai kelompok kerjanya ?.

PEMBAHASAN / MENGATASI PENOLAKAN ATAS PERUBAHAN

Stephen P. Robbins dalam bukunya Organizational Behavior mengusulkan 6 (enam) strategi yang bisa dipakai untuk mengatasi Resistensi perubahan  :

1.      Pendidikan dan Komunikasi  :

Berikan penjelasan secara tuntas tentang latar belakang, tujuan, akibat, dari diadakannya perubahan kepada semua pihak. Komunikasikan dalam berbagai macam bentuk. Ceramah, diskusi, laporan, presentasi, dan bentuk-bentuk lainnya.

2.      Partisipasi  :

Ajak serta semua pihak untuk mengambil keputusan. Pimpinan hanya bertindak sebagai fasilitator dan motivator. Biarkan anggota organisasi yang mengambil keputusan.

3.      Memberikan kemudahan dan dukungan  :

Jika pegawai takut atau cemas, lakukan konsultasi atau bahkan terapi. Beri pelatihan-pelatihan. Memang memakan waktu, namun akan mengurangi tingkat penolakan.

4.      Negosiasi  :

Cara lain yang juga bisa dilakukan adalah melakukan negosiasi dengan pihak-pihak yang menentang perubahan. Cara ini bisa dilakukan jika yang menentang mempunyai kekuatan yang tidak kecil. Misalnya dengan serikat pekerja. Tawarkan alternatif yang bisa memenuhi keinginan mereka.

5.      Manipulasi dan Kooptasi  :

Manipulasi adalah menutupi kondisi yang sesungguhnya. Misalnya memelintir (twisting) fakta agar tampak lebih menarik, tidak mengutarakan hal yang negatif, sebarkan rumor, dan lain sebagainya. Kooptasi dilakukan dengan cara memberikan kedudukan penting kepada pimpinan penentang perubahan dalam mengambil keputusan.

6.      Paksaan  :

Strategi terakhir adalah paksaan. Berikan ancaman dan jatuhkan hukuman bagi siapapun yang menentang dilakukannya perubahan.

Pendekatan klasik yang juga dapat digunakan dikemukaan oleh Kurt Lewin yang biasa dikenal dengan “Model Tiga Langkah Lewin”, mencakup  :

1.      UNFREEZING the status quo,

2.      MOVEMENT to the new state,

3.      REFREEZING the new change to make it pemanent.

Selama proses perubahan terjadi terdapat kekuatan-kekuatan yang mendukung dan yang menolak . Melalui strategi yang dikemukakan oleh Kurt Lewin, kekuatan pendukung akan semakin banyak dan kekuatan penolak akan semakin sedikit.

·        Unfreezing  :

Upaya-upaya untuk mengatasi tekanan-tekanan dari kelompok penentang dan pendukung perubahan. Status quo dicairkan, biasanya kondisi yang sekarang berlangsung (status quo) diguncang sehingga orang merasa kurang nyaman.

·        Movement  :

Secara bertahap (step by step) tapi pasti, perubahan dilakukan. Jumlah penentang perubahan berkurang dan jumlah pendukung bertambah. Untuk mencapainya, hasil-hasil perubahan harus segera dirasakan.

·        Refreezing  :

Jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, stabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, dan cara pengelolaan organisasi yang baru lainnya. Jika berhasil maka jumlah penentang akan sangat berkurang, sedangkan jumlah pendudung makin bertambah.

KESIMPULAN

1.      Perubahan organisasi dan pengelolaan perubahan (Organizational Change and Change Management) merupakan kajian yang menarik dalam masa sekarang ini.

2.      Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, terutama teknologi informasi, mengharuskan organisasi untuk terus menerus melakukan perubahan. Pernyataan yang menyatakan, “The Only Constant is Change”, mendapatkan makna yang sesungguhnya.

3.      Organisasi harus berubah untuk bisa tetap survive, dan melakukan perubahan organisasi bukanlah merupakan pilihan tetapi sudah merupakan keharusan.

4.      Perubahan yang dilakukan organisasi tidak selamanya berhasil sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi, yaitu peningkatan produktivitas, peningkatan motivasi, moral anggota dan sebagainya.

5.      Sudah menjadi kodrat manusia untuk menolak perubahan, apalagi ketika berada pada posisi yang aman dan mapan. Akan tetapi jika hal ini tidak diubah maka yang terjadi adalah kerugian bagi organisasi secara luas.